業務フローは、利用者やシステムが「誰が、いつ、何を、どの順番で行うか」を図や文章で表した、業務の流れです。発注者にとって重要なのは、画面や機能の一覧だけでは漏れやすい、承認、差し戻し、取消し、期限超過、エラー時の対応まで共有できる点です。これらが後から判明すると、画面・通知・利用権限などの追加が生じ、費用と日程に影響します。打ち合わせでは、現在と導入後の流れを分け、通常時だけでなく例外時も確認します。特に次を明確にしましょう。
- 各作業の担当者と開始・完了の条件
- 承認が必要な箇所と、差し戻し後の動き
- 電話、紙、表計算ソフトなど、システム外に残す作業
管理者だけで決めず、実際の利用者にも確認してもらうことが、見積もり漏れや使いにくさの防止につながります。