機能要件とは、システムが利用者や外部のシステムに対して「何をできるようにするか」を具体的に定めた条件です。例えば、会員登録、商品検索、承認、通知、帳票出力などが該当します。発注者は機能名を並べるだけでなく、入力内容、処理の流れ、表示・出力結果、利用できる人、エラー時の動きまで確認することが重要です。また、各機能に優先順位と完了の判定基準を設けます。内容が曖昧だと、必要な機能の漏れや認識違いが生じ、追加費用や納期延長につながります。打ち合わせでは、開発対象外となる機能、開発会社が置いた前提、見積もりに含まれる範囲を明記し、テスト内容と対応しているか確認してください。