提案依頼書（RFP）は、発注者が開発会社へ、開発の目的、必要な機能、予算、希望時期、提案条件を共通の形式で伝える文書です。複数社の提案を同じ基準で比較し、「聞いていた内容が違う」という行き違いを減らす土台になります。利用者、現状の課題、対象範囲、必須事項と希望事項、既存システムとの関係、選定基準、回答期限を明記します。未決定事項は無理に確定せず、未定であることと提案してほしい内容を示すのが重要です。価格だけでなく、進め方、担当体制、納品物、前提条件、追加費用が生じる条件も回答項目に入れます。内容が曖昧だと各社の見積条件がそろわず、金額を単純比較できない点に注意が必要です。