要件定義とは、システムを作る目的、利用者、必要な機能、満たすべき品質、業務上の制約を整理し、開発範囲と完成条件を明文化する工程です。開発会社に希望を伝えるだけでなく、現状の課題、業務の流れ、扱うデータ、外部サービスとの連携、運用方法まで発注者と開発会社が共同で決めます。発注者にとって重要なのは、必要なものに優先順位を付け、「今回作らないもの」も合意することです。要件が曖昧な段階の見積もりは変動しやすいため、前提条件と未確定事項を確認してください。成果物となる文書の内容、承認者、承認後に変更する場合の手続きも決めておくと、認識違いや追加費用を抑えられます。