データベースは、顧客、商品、注文などの情報を整理して保存し、必要なときに検索・追加・更新できる仕組みです。システムの中心的な情報を扱うため、設計や選択によって動作速度、利用料、将来の拡張しやすさが変わります。発注者は、保存するデータの種類と量、保存期間、誰が閲覧・変更できるか、個人情報を含むかを開発会社へ伝えます。既存システムからデータを移す場合は、元データの形式や品質によって作業量が大きく変わるため、見積もり前の調査が重要です。また、バックアップ（故障に備えた複製）の頻度、復元方法、暗号化（第三者が読めない形で守ること）、契約終了時にデータを取り出せる形式も確認します。製品利用料や保存量に応じた継続費用が別途必要になる場合があります。